HALLO MEDA! - IM SPOTLIGHT MIT NX3.

Perfekter Service auf Knopfdruck: Wie MEDA seine Prozesse mit NX3 digitalisiert

ÜBER MEDA

Die MEDA Küchenfachmarkt GmbH & Co. KG ist mit 21 Standorten einer der größten und modernsten Küchenfachmarkt-Filialisten Deutschlands.
In den repräsentativen Show-Rooms der bis zu 6.000 qm großen Filialen finden bis zu 160 Markenküchen Platz. Firmensitz des 1997 gegründeten Unternehmens ist Neukirchen-Vluyn. MEDA ist heute in Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Hessen und Bayern präsent und verfolgt eine ambitionierte Expansionsstrategie. Derzeit können MEDA Kunden auf insgesamt mehr als 55.000 qm Fläche unter bis zu 2.000 Ausstellungsküchen wählen.

+ 25 Märkte

2.500 Austellungsküchen

+ 55.000 qm Fläche

+ 400 Mitarbeiter

Ausgangssituation und Anforderungen

Im Zuge der Wachstumsstrategie von MEDA lag der Fokus besonders auf der Steigerung der Transparenz und der Gesamtqualität entlang des gesamten Handelsprozesses – vom Einkauf und der Beschaffung über den Vertrieb bis zur Planung und Abwicklung von Aufträgen unter Einbindung aller relevanten Unternehmen im Netzwerk wie Lieferanten und Dienstleistern.

Die zum Teil bislang aufwendig per Telefon, Fax und E-Mail gesteuerten Prozesse sollten digitalisiert und auf einer Plattform harmonisiert werden.

Ziele:

  • Steigerung Qualität
  • Transparenz über die Prozesse und Qualität – über alle Partner
  • Verbesserung & Optimierung der Durchlaufzeiten
  • Skalierbarkeit & Standardisierung für die Wachstumsstrategie

Lösung

Um die relevanten Unternehmensprozesse zu standardisieren und die Abwicklung zu beschleunigen, führte MEDA in mehreren Phasen die digitale Kollaborationsplattform NX3 ein.

In der ersten Phase wurden neben der technischen Analyse (z.B. Integration mit Bestandssystemen) die IST und SOLL Prozesse aufgenommen und in Form von BPMN (Business Process Model Notification) dokumentiert.

Diese BPMN Modelle sind fester Bestandteil von NX3 (NX3 Insights) und ermöglichen eine ganzheitliche Sicht auf die Prozesse.

Partnermanagement & Portale

Nach der Modellierungsphase, welche – wie das gesamte Projekt – nach agilen Methoden durchgeführt wurde, erfolgte früh die erste Phase der Einführung von NX3 durch abbilden der Unternehmen in die Plattform. Im NX3 Kontext (NX3 Partner Management) werden diese am Prozess beteiligte Unternehmen wie Lieferanten, Dienstleister (z.B. Montage-Teams und Spediteure) aber auch interne Teams wie Filialen oder Logistikcenter mit unterschiedlichen Aufgaben im Gesamtprozess als Partner erfasst. Damit eine optimale Bearbeitung der Aufgaben erfolgen kann, werden die jeweiligen Partnerinformationen detailliert aufbereitet – welche Fähigkeiten haben meine Monteure? Wie sind die Vereinbarungen mit Lieferanten, damit der Bestellprozess optimiert wird? Welche Kapazitäten habe ich an welchen Standorten?

Diese Informationen werden standardisiert in einem Partnerlifecycle abgebildet, um bei den nächsten Schritten eine optimale Datengrundlage zur Steuerung zu haben.

Zusätzlich erhielten einzelne Partner durch die NX3 Plattform Zugriff auf die für sie relevanten Informationen zur Auftragsbearbeitung (Anbindung NX3 Portale).

NX3 hat ermöglicht, uns integriert mit unseren Lieferanten und Monteur-Teams zu vernetzen und die dazwischen liegenden Prozessschritte bis hin zum Endkunden zu digitalisieren und transparent zu machen. Unsere Organisation ist nun wesentlich effizienter und zukunftsfähiger aufgestellt.
Dr. Nektarios Bakakis
CEO, MEDA KÜCHENFACHMARKT GMBH & CO. KG

Auftragsbearbeitung und Abwicklung

Durch die vorhandenen Prozesse und der Abbildung der Partner in NX3 wurde im Anschluss begonnen, die Abwicklung der Aufträge mittels NX3 Operator zu optimieren.

Dabei erfolgte die Bündelung aller auftragsbezogenen Informationen in der digitalen Plattform NX3 und standen somit sofort allen relevanten Partnern zur Verfügung.

Montage-Teams können dabei entweder mit dem NX3 Portal oder einer optimierten App arbeiten. Die Montage-Teams erfassen mittels dieser Unterstützung selbstständig Ihre Verfügbarkeiten (z.B. Berücksichtigung Urlaubstage), erhalten Auftragsinformationen inkl. Besonderheiten, planen die optimale Route zur Anfahrt zum nächsten Kunden, können ihre Auftragsplanung einsehen und digitale Montageberichte oder Schadensmeldungen mobil von unterwegs auf die Plattform hochladen und bearbeiten. Der Informationsaustausch konnte hierdurch signifikant vereinfacht werden.

Der Auftragsstatus wird der gesamten Organisation über die NX3 Kollaborationsplattform zur Verfügung gestellt. Es erfolgt somit eine transparente Auftragsabwicklung vom Bestellprozess bis zur fertig montierten Küche und es werden alle beteiligten Partner über die Plattform direkt in die Auftragsabwicklung eingebunden.

Jedem beteiligten Partner sind über NX3 bestimmte Rollen und Aufgaben im Rahmen der Auftragsabwicklung zugewiesen, die ihm dabei helfen, seinen Part in der Handelskette optimal zu erfüllen.

In mehreren Phasen zu einer digitalen Kollaborationsplattform.

Kennzahlen und Transparenz

NX3 unterstützt den Gesamtprozess in der Steuerung zusätzlich durch Auswertungen von Kennzahlen (NX3 Insights) mittels einem Reporting und leistungsfähigen Dashboard, so dass alle Beteiligten einen einheitlichen Blick auf die Prozesse sowie deren Durchlaufzeiten haben.

  • Digitalisierung und (Teil-)Automatisierung der Prozesse und Geschäftsregeln nach Standards (BPMN, DMN)
  • Definition von Ziel Kennzahlen und Auswertung der tatsächlichen Ergebnisse, z.B. Liefertreue, Lieferbereitschaftsgrad, Montagekapazitäten, Durchlaufzeiten
  • Vollständig digitale Auftragsabwicklung bis zum Kundendienst inkl. digitaler Unterschrift und digitaler Montageberichte zzgl. Dokumentation – auch bei Abweichungen
  • Automatisiertes Reporting
  • Smarte Anbindung von Partnern wie Montage-Teams, Kundendienstpartner via Webportal und mobile App
  • Erfassen von Ressourcen und deren Verfügbarkeiten zur optimalen Planung
  • Kennzeichnung von Fähigkeiten an den Ressourcen (Kann Elektro, kann Granit) zur optimalen Einsatzplanung
  • Einsatzplanung und Steuerung von Montage- und Kundendienstteams
  • Teilautomatische Planung mit Unterstützung von Geodiensten (Standortermittlung, Routen, Visualisierung)

ERGEBNIS & ZUSAMMENFASSUNG.

Aufträge gehen über NX3 zwischen den Beteiligten heute Hand in Hand. So kann MEDA Planungsfehler reduzieren, Reklamationsquoten senken und die Servicequalität verbessern. Jeder beteiligte Partner weiß, wo der Auftrag aktuell steht und was zu tun ist. Die Papierberge sind reduziert, da im Zuge der Digitalisierung viele Aufgaben automatisiert worden sind und alle auftragsbezogenen Dokumente auf dem Portal elektronisch vorliegen. Die Transparenz ist gestiegen, da die relevanten Informationen in Echtzeit über NX3 vorliegen und bei möglichen Abweichungen automatisch Hinweise an die Prozessbeteiligten gegeben werden können. Das Portal & die APP macht die Arbeit für Montageteams und Kundendienst leichter, da über das System unter anderem Aufträge elektronisch dokumentiert werden können und für alle beteiligten Mitarbeiter und Dienstleister der Auftragsstatus jederzeit einsehbar ist.

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In NX3 stecken noch viel mehr Details, die Ihnen und Ihren Partnern im täglichen Geschäft helfen! Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und wir zeigen Ihnen gerne, was NX3 Ihnen bieten kann!